Os documentos contábeis são essenciais para a boa organização do seu negócio, não só isso, alguns deles são obrigatórios para deixar sua empresa legalizada com o fisco. Mas você sabe quais são os mais importantes?
Venha descobrir!
O que são documentos contábeis?
Você, como pessoa física, precisa ter um CPF e um RG para ter direito a serviços essenciais de um cidadão.
Assim como você precisa ter documentos, sua empresa também precisa de documentos que são essenciais para ter suas obrigações fiscais, como pagar os impostos necessários ao governo, por exemplo.
Mais do que ter documentos contábeis, também é imprescindível que eles sejam organizados em ordem cronológica para ter fácil acesso sempre que for preciso consultar alguma informação, além disso, é importante guarda-los em locais bem protegidos para que tenham bom estado de conservação por um período de pelo menos 5 anos, para serem apresentados à Receita Federal caso um dia eles batam na porta da sua empresa.
Conheça agora quais são os principais documentos contábeis
Existem muitos documentos contábeis que são importantes para as empresas, mas a DMS Contabilidade elencou 4 que são os principais:
- Comprovante de pagamento de tributos
Algumas pessoas tem costume de guardar comprovantes de qualquer pagamento que seja e isso é muito válido, principalmente em empresas.
Já imaginou você pagar algo muito importante (e caro) e não ter como provar isso?
Esses documentos contábeis também ajudam a contabilidade a levantar diferentes tipos de despesas que a empresa vem tendo e assim poder criar estratégias para evitar gastos desnecessários.
- Documentos trabalhistas de seus colaboradores
Os documentos contábeis trabalhistas são todos aqueles que envolvem seus colaboradores: folha de pagamento, comunicado de férias, rescisão de contrato e qualquer outro que comprovam esse tipo de movimentação.
Além de servirem de comprovação perante algum eventual problema, também ajudam a contabilidade a criar junto com a empresa previsões futuras do seu negócio.
- Notas fiscais
As notas fiscais são os documentos contábeis mais essenciais da empresa. A partir delas o contador pode ter acesso aos impostos devidos no mês e também verificar possíveis erros. São as notas fiscais que comprovam compras, custos de operação, despesas e movimentação de impostos.
Outro ponto é que nelas se encontram informações sobre clientes, vendas, despesas e outros detalhes sobre o período que foram emitidas.
- Extratos bancários
A partir dos extratos bancários, o contador pode verificar as despesas e as receitas financeiras do negócio, incluindo ganhos de aplicações e pagamento de taxas e tarifas bancárias.
Com isso é possível atrelar estratégias junto ao empresário para que se possa visualizar quais são os maiores rendimentos e assim ter maiores horizontes na hora da tomada de decisões que são importantes para a saúde do negócio.
Por que o contador deve ter acesso à esses documentos contábeis?
A sua empresa precisa atuar dentro da legalidade e ninguém melhor do que um contador para deixar seu negócio dentro da lei e longe de falhas que possam acarretar problemas para sua empresa diante da Receita Federal.
Tendo acesso à esses documentos contábeis, o contador evita que você sofra sanções e pague multas que podem trazer grandes prejuízos e desequilibrar as contas do negócio. Além disso, vale ressaltar que todos os documentos que citamos nessa matéria devem ser enviados todos os meses para a sua contabilidade para serem analisados e servirem como base para demonstrações financeiras importantes que vão ajudar no diagnóstico financeiro da sua empresa.
Tendo conhecimento sobre a contabilidade do seu negócio, é possível enxergar resultados de forma muito mais clara e a partir disso tomar iniciativas que irão melhorar as margens de lucro, cortar gastos e definir preços de produtos com maior exatidão.
Conte com a DMS Contabilidade para cuidar dos seus documentos contábeis!